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セキュリティ対策も翻訳会社を選ぶ際のポイント

売買契約や賃貸契約など重要な契約書の翻訳を依頼する前には、どのようなセキュリティ対策をしているのか確認しておきたいものです。ここでは契約書の翻訳業者選ぶときに注意したいポイントをご紹介します。

セキュリティ対策を確認する

契約書翻訳をどの業者に依頼するのか選ぶ際に、どのようなセキュリティ対策が行われているのかという確認は必要不可欠です。企業にとって重要な機密情報を含まれている契約書の翻訳は、万全なセキュリティ対策を実施している翻訳業者に依頼しなければなりません。

情報セキュリティポリシー

情報セキュリティポリシーは機密保持に関する方針や対策基準を定めたものです。自社の公式HP上でセキュリティポリシーを公表している企業が多く、目にしたことがある方もいるでしょう。顧客からの信用の元で大切な情報も取り扱っていますので、自社が掲げるセキュリティポリシーを掲載しています。

日々の業務の場面で、どのような指針で情報の保管や保護しているのかを確認できます。依頼候補の企業サイトにセキュリティポリシーが掲載されているか確認しましょう。

技術的対策

技術的対策として、ファイアウォールなどで保護されたサーバーで情報を保管しているか確認します。どのような管理のもとに置かれているか、サーバーの担当者以外がアクセスできないようになっているのかチェックしておきます。

また、社員が利用しているパソコンにはウイルス対策ソフトを導入されており、定期的にウイルス定義の更新やアップデートしているのかなども確認しておきたい点です。

人的対策

人的対策として社内での入退室管理や、出力した原稿の処理方法なども大切なポイントです。メディアなど持ち出し管理や廃棄管理が徹底していることも大切です。人がデータを持ち出すことも情報漏洩につながります。社員全員がセキュリティ問題に関して共通理解しているのか、個々の社員の意識の高さも大きな要素となります。

社員や契約社員と秘密保持契約(NDA)を結んでいるか、セキュリティ教育を定期的に実施しているか確認しておきましょう。働く社員の意識が高いことがわかれば、安心して重要な契約書の翻訳を依頼できますね。

物理的対策

物理的対策には入退室管理の他にも、原稿やデータの管理方法があります。 不要になった出力原稿を適切にシュレッダーにかけて処分しているか、社外に情報が漏れないように物理的に対策が施されているか確認します。

また、建物にデータ盗聴防止などを目的として、オンラインセキュリティシステムで守られているか、インターネット上だけでなく建物内の対策が取れているかも、確認してみると良いでしょう。